Datenschutz Hinweise zur Nutzung von Meeting Tools

Zweck der Verarbeitung


Die DooYano GmbH nutzt das Tools Zoom, um Online-Meetings und Videokonferenzen (im Folgenden „Online-Meetings“) durchzuführen.
Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Zoom ist Teilnehmer des EU-U.S. Privacy Shield und hat sich hiernach zur Einhaltung der EU-Datenschutzregeln nach der DS-GVO verpflichtet.

Eine Teilnahme an den hier aufgeführten „Online-Meetings“ ist stets freiwillig. Die DooYano GmbH bietet im Rahmen der üblichen Bürozeiten die persönliche, telefonische und/oder schriftliche bzw. E-Mail-Kommunikation an.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist

DooYano GmbH
Meßberg 1
20095 Hamburg

Tel.: +49 40-3085150-0
E-Mail: hallo@dooyano.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Stephan Frank, SFC | Stephan Frank Consulting
E-Mail: info@stephan-frank.com

Welche Daten werden verarbeitet?

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich.
Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung des Meeting-Tools jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung herunterzuladen.
Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Bei der Nutzung werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie selbst vor und während eines Online-Meetings machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn Single-Sign-On nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): Video-Aufzeichnungsdatei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Video-Aufzeichnungsdatei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Die von Ihnen gemachten Texteingaben werden verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während des Meetings die Daten einem Mikrofon und einer eventuellen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.
Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting/Webinar-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

DooYano GmbH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten bei der Durchführung von „Online-Meetings“.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der DooYano GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung dieser Dienste sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings bzw. -Webinaren.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit diese im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Wer bekommt die Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Darüber hinaus erhält der Anbieter von Zoom notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit dem Anbieter vorgesehen ist.

Werden Daten in ein Drittland übermittelt?

Zoom ist ein Dienst, der von Anbietern aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Wie lange werden Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald die weitere Speicherung nicht mehr erforderlich ist.

Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Anlassbezogen kann vor der Löschung der Daten bereits eine Sperrung erfolgen.

Bin ich verpflichtet, meine Daten bereitzustellen?

Im Rahmen der Durchführung einer Videokonferenz oder der Nutzung des Chatsystems müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung erforderlich sind.

Ohne diese Daten werden wir in der Regel keine Videokonferenz bzw. Chat durchführen können.

Welche Datenschutzrechte bestehen?

Sie haben das Recht auf Berichtigung, Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung sowie der Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten. Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Sie haben das Recht, jederzeit von uns eine Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen.

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei der DooYano GmbH finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Stand: 07.12.2020